Business Intelligence o inteligencia empresarial hace referencia a las herramientas que permiten analizar todos los datos de los que dispone la empresa para convertirlos en información útil que ayude en la toma de decisiones. Estas decisiones serán más ágiles y acertadas, ya que estarán basadas en informaciones precisas presentadas en tiempo real. Veamos qué es business intelligence.
Las soluciones de business intelligence suponen disponer de una infraestructura técnica y de procedimientos que permitan recopilar, almacenar y analizar los datos producidos por las distintas actividades de la empresa. Por tanto, se trata de un término amplio que abarca la minería de datos, el análisis de procesos, la evaluación comparativa del rendimiento y el análisis descriptivo. Business intelligence analiza todos los datos generados por la empresa y presenta informes fáciles de digerir, que incluyen medidas de rendimiento y de tendencias con el objetivo de facilitar las decisiones de gestión.
La necesidad de soluciones de business intelligence viene de la idea de que los ejecutivos con informaciones inexactas o incompletas tenderán, en promedio, a tomar peores decisiones que si tuvieran mejor información. Los estadounidenses llaman a este hecho garbage in, garbage out. Esto es, si recibo basura, produzco basura.
En conclusión: no cabe duda de que es mejor tener información que conjeturas.
Definición de business intelligence
Business intelligence se refiere a los procesos y herramientas utilizados para analizar los datos empresariales, convertirlos en información útil y ayudar a todas las áreas de la organización a tomar decisiones mejor informadas.
Al business intelligence también se le conoce como sistema de apoyo a la decisión (siglas DSS en inglés). Estos sistemas analizan datos históricos y en tiempo real y presentan las conclusiones en informes, paneles, gráficos, tablas o mapas que son fácilmente interpretables por los distintos responsables de la empresa.
La mayoría de las empresas generan un gran volumen de datos de todo tipo todos los días. Estos datos son registrados por su software eBusiness (ERP, CRM, etc.) o por sus distintas presencias en Internet (web, tienda online, redes sociales, etc.), entre otras fuentes internas y externas (email, market places, etc). Estos datos resultan de gran utilidad para la toma de decisiones. Los modernos sistemas de business intelligence permiten aprovechar gran parte del valor de todos estos datos y tomar decisiones rápidas basadas en ellos.
Los sistemas actuales de business intelligence responden a las preguntas de qué pasó o qué se necesita cambiar pero no entran a analizar el por qué sucedieron las cosas o qué podrá suceder más adelante. Es por ello que a estos sistemas se les conoce como análisis descriptivo. Describen lo que está sucediendo actualmente o lo que ocurrió en el pasado.
Qué es business analytic
Como se ha visto, business intelligence se centra en describir lo que sucede. Las empresas necesitan ir más allá, contar con herramientas que puedan realizar análisis de los datos para responder al por qué de lo sucedido y se puedan anticipar a lo que ocurrirá, al futuro. En este sentido, las técnicas de business analytics o de análisis empresarial se centran en realizar:
- Análisis de diagnóstico. Por qué ocurrieron las cosas.
- Análisis predictivo. Lo que es probable que ocurra a continuación.
- Análisis prescriptivo. Qué medidas deben tomarse para conseguir el mejor resultado posible.
Aunque a menudo se utilizan estos dos términos, business analytic y business intelligence de forma indistinta, lo cierto es que persiguen objetivos distintos. Lo que no cabe duda es de que ambas herramientas deben trabajar conjuntamente para conseguir los mejores resultados. Es más, independientemente de las denominaciones, lo importante es que la dirección de la empresa cuente con el conjunto completo de análisis (descriptivo, diagnóstico, predictivo y prescriptivo) que le facilite la toma de decisiones y le garantice una mayor probabilidad de acierto.
Los proveedores de soluciones de business intelligence y business analytics combinan sus análisis para ofrecerle al cliente un conjunto completo de herramientas desde una única plataforma.
Beneficios del business intelligence
Adoptar en la empresa el modelo de ebusiness (negocio electrónico) y combinarlo con software de business intelligence y business analytics es siempre una decisión acertada. No solo nos permitirán descubrir problemas, sino nos ayudarán a optimizar las operaciones, mejorar el rendimiento y aumentar las ganancias.
Los beneficios principales del business intelligence son los siguientes:
- Permite tomar decisiones basadas en hechos. Disponer de datos reales de lo que está ocurriendo y recibir información sobre los puntos críticos sobre los que actuar ayudan a los gerentes y ejecutivos a tomar decisiones de una forma más confiada, no basada en conjeturas, sino en hechos.
- Identificar y establecer puntos de referencia. Las soluciones de business intelligence permiten comparar los procesos propios con los estándares de la industria. Esto permite establecer puntos significativos de referencia y determinar en tiempo real dónde se necesitan mejoras.
- Realiza un seguimiento del rendimiento. Los informes de business intelligence facilitan la monitorización de los indicadores clave de rendimiento (KPI, Key Performance Indicators). El seguimiento de los procesos en comparación con los objetivos y el establecimiento de alertas permite identificar a tiempo los puntos clave de mejora.
- Detectar los problemas a tiempo. Con business intelligence, los directivos pueden detectar posibles problemas antes de que se conviertan en catastróficos. Por ejemplo, se pueden detectar cuellos de botella en la fabricación o distribución, aumentos de costes, tendencias en la rotación de clientes o de productos.
- Mejorar la eficiencia. Los sistemas de business intelligence permiten identificar actividades superpuestas, duplicadas o ineficientes. Igualmente, se necesita menos tiempo y recursos para buscar información, analizar datos o generar informes.
- Información accesible. El software de business intelligence ofrece herramientas intuitivas que permiten a los propios miembros del equipo definir informes sin necesidad de habilidades técnicas especiales. Estos informes se pueden automáticamente al alcance de todo el que lo necesite.
- Investigar patrones de comportamiento. Los usuarios del sistema de business intelligence pueden extraer datos para identificar patrones de comportamientos de los clientes o empleados. El análisis de cometarios e informaciones relacionadas permiten adaptar los procesos y mejorar las experiencias.
- Lograr y mantener una ventaja competitiva. El business intelligence permite identificar las tendencias del mercado y aprovechar mejor las oportunidades que se presentan. El ser conscientes de las propias capacidades, fortalezas y debilidades en comparación con la competencia, permite tomar las decisiones más adecuadas.
En definitiva, los sistemas de business intelligence permiten comprender mejor lo que está ocurriendo, lo que ayuda a identificar los riesgos y oportunidades. Todo esto permitirá anticiparse en la toma de decisiones para aminorar los problemas y sacar ventaja de las oportunidades.
Los retos del business intelligence
Las herramientas y el software de business intelligence vienen en una amplia variedad de formas. Estamos hablando, por ejemplo, de hojas de cálculo, software de informes y de consultas, software de visualización de datos, herramientas de minería de datos o servicios analíticos online.
La implantación de soluciones de business intelligence implica, entre otros aspectos, encontrar distintas formas de captar información. Esto supone abordar retos como registrar información que no se está registrando, verificar datos susceptible de tener errores y estructurar la información válida de una manera que haga posible su análisis.
Por otro lado, las empresas suelen disponer de datos no estructurados o en formatos diversos que no facilitan su integración y análisis. Para solucionarlo, los proveedores de software proporcionan soluciones que permiten unificar los datos y optimizar la información obtenida. Por suerte, las soluciones de business intelligence están en continua evolución y se vuelven cada vez más sofisticadas.
Aunque se tiene una tendencia a capturar toda la información posible, los sistemas de business intelligence no son necesariamente sistemas de big data. Generalmente da mejor resultado filtrar las fuentes de datos para manejar solo aquellos que resulten relevantes. Esto reduce fuertemente la necesidad de capturar y reformatear una inmensidad de datos, ahorrando tiempo de análisis, lo que mejora la velocidad de generación de informes.
Herramientas de los sistemas de business intelligence
Las soluciones de business intelligence incluyen distintas herramientas u opciones enfocadas en recopilar los datos, adaptarlos y convertirlos en información de distinto tipo. Cada software tiene sus peculiaridades y se presentan en una amplia variedad de formas. En cualquier caso, de forma genérica se puede decir que las herramientas que ofrecen las distintas soluciones de business intelligence son de los siguientes tipos:
- Hojas de cálculo. Tradicionalmente, las hojas de cálculo Excel o Google Docs han sido las herramientas de business intelligence más utilizadas.
- Software de preparación de datos. La preparación de datos implica compilar múltiples fuentes de datos y, si es necesario, adaptarlos para que puedan ser utilizados en el análisis de datos. Los datos se extraen, limpian, transforman, clasifican y se guarda en bases de datos. Los buenos sistemas de business intelligence automatizan muchos de estos procesos.
- Software de informes: Está especializado en organizar, filtrar y mostrar datos en forma de informes que sean fácil de entender y de sacar conclusiones.
- Software de visualización de datos: Este software traduce los conjuntos de datos en representaciones gráficas fáciles de leer y visualmente atractivas que permiten captar más rápidamente la información relevante. La visualización de datos se utiliza en todo el sistema de business intelligence, tanto en informes, como en la respuestas a consultas o en los paneles.
- Paneles. Se trata de un tipo de informe que utiliza cuadros, gráficos, tablas u otros tipos de visualización de datos que están continuamente actualizados para poder realizar un seguimiento de los indicadores claves (KPI) predefinidos. Proporcionan en un vistazo una visión general del rendimiento.
- Software de consulta. Estas herramientas permiten a los usuarios hacer consultas utilizando interfaces simples e intuitivas. Por ejemplo, se pueden hacer preguntas similares a las que se les hace a Google o a Siri «¿Cuántos productos se vendieron ayer?¿Dónde estás ocurriendo los retrasos en el envío? o ¿Dime si las ventas cumplieron los objetivos el mes pasado?.
- Herramientas de minería de datos: Estas herramientas utilizan inteligencia artificial, aprendizaje automatizado (machine learning) o algoritmos estadísticos para conseguir extraer grandes cantidades de datos.
- Procesamiento analítico online (OLAP, Online Analytical Processing): Se trata de una tecnología que permite realizar análisis multidimensionales de datos obteniéndolos de los distintos sistemas informáticos de que disponga la empresa. El resultado es la generación de informes de una forma rápida e interactiva.
Cómo se utiliza el business intelligence
Las soluciones actuales de business intelligence hacen posible que cualquier persona de la organización pueda acceder, analizar y tomar mejores decisiones basadas en datos reales. Son muchos y variados los casos de uso de esta tecnología. Los ejemplos más clásicos son los siguientes:
- Recursos humanos. Se puede hacer un seguimiento de las métricas de asistencia, tasas de productividad o rotación de empleados. Igualmente se pueden identificar necesidades de formación, optimizar horarios o tomar mejores decisiones de contratación.
- Gestión de almacén. El análisis exhaustivo de los datos históricos de ventas e inventario nos permite optimizar la disponibilidad de productos en almacén y hacer un diseño más eficaz y rentable de todo el proceso logístico de abastecimiento y distribución.
- Fidelización de clientes. Se pueden analizar gran cantidad de datos que ayudan a conocer mejor el perfil del cliente. Esto ayuda a predecir cuándo un cliente podría darse de baja o tener nuevas necesidades. De esta forma, la empresa podría iniciar campañas específicas de fidelización.
- Campañas de marketing. Estos necesitan datos para poder tomar decisiones. Se puede realizar un seguimiento de las campañas y analizar datos como la apertura de correos electrónicos, tasas de clics o las conversiones. Toda esta información permite adaptar las campañas y promociones para hacerlas más efectivas.
- En finanzas. Son muchos los informes financieras que se pueden elaborar en tiempo real: flujo de efectivo, márgenes, ingresos y gastos. Se puede vigilar la rentabilidad o hacer un seguimiento de los resultados.
Empresas que utilizan business intelligence
Terminemos con algunos ejemplos concretos de éxito de implantación del business intelligence:
- Nasdaq. Se trata de uno de los mercados de valores más importantes del mundo. En él cotizan miles de empresas internacionales. Para ellos, resulta crucial poder presentar información verídica, actualizada y certera. La plataforma para inversores de Nasdaq ofrece información en tiempo real de los cambios en el mercado y de las estimaciones de su comportamiento. Ofrece una variedad de métricas automatizadas a partir de los datos financieros de los mercados.
- Netflix. Esta empresa analiza millones de datos en tiempo real, lo que le permite conocer los gustos y preferencias de cada usuario. Esto le permite hacer recomendaciones personalizadas de series y películas para animar al usuario a seguir haciendo uso de su plataforma.
- Amazon. Se trata de una empresa 100% digital que capta toda la información posible de sus usuarios, transacciones y operaciones propias para mejorar su eficiencia y mantener su ventaja competitiva: gestión automatizada de inventario, análisis estratégico de logística, análisis de los comportamientos de consumo, recomendaciones de productos a sus clientes, análisis de riesgos, etc. Para ello se ayuda de herramientas de inteligencia artificial y aprendizaje profundo.
- American Express. Esta empresa financiera utiliza el aprendizaje profundo para analizar grandes volúmenes de información y dar respuesta en tiempo real a la detección de anomalías. Esto es, el sistema es capaz de detectar comportamientos anómalos de los clientes para identificar las operaciones fraudulentas. Además, es capaz de estimar de forma automatizada los índices de riesgo y la capacidad de pago de sus clientes, lo que facilita el análisis y otorgamiento de créditos.
Conclusiones
El business intelligence o la inteligencia empresarial ha existido siempre. En sus comienzos, los informes de seguimiento se realizaban a mano, posteriormente fueron responsabilidad de los informáticos (departamentos de TI), para finalmente pasar a realizarse de forma automática mediante soluciones de business intelligence. El gran inconveniente de la forma tradicional es que los informes eran estáticos y cualquier modificación o consulta adicional tenía que esperar hasta que el responsable pudiera introducir el cambio. Estos procesos lentos y rígidos han sido reemplazados por las soluciones interactivas y accesibles que ofrecen los sistemas modernos.
Ya no hay que esperar a que los informáticos o terceras personas generen los informes, los propios usuarios ejecutivos pueden consultar los datos por sí mismos, crear paneles, generar informes y compartir sus conclusiones con total facilidad. Las soluciones más recientes de business intelligence incorporan tecnologías de inteligencia artificial y de aprendizaje automatizado (machine learning) que facilitan enormemente la identificación de los datos de interés o la creación de informes adecuados.
Las soluciones de business intelligence se pueden integrar directamente en los flujos de trabajo, conectarse a más fuentes de datos y estar siempre disponibles desde cualquier lugar. Su utilidad se ha democratizado, extendiéndose a un mayor número de usuarios dentro de la empresa (no solo directivos) y, al combinarse con análisis avanzados y predictivos nos permiten tomar decisiones con una mayor confianza.
Más información
En este artículo se ha abordado de forma resumida el significado y utilidad de las soluciones de business intelligence. Sin duda, se trata de una tema apasionante en el que merece la pena profundizar. Si se tiene interés, este blog dispone de muchos otros contenidos relacionados. Por favor, utilice el buscador de contenidos que tenemos en la cabecera del blog.
Por otro lado, estos son algunos otros artículos que pueden ser de interés: