El correo electrónico o email es uno de los servicios más importantes de los que ofrece Internet. La finalidad de este servicio es la de permitir el intercambio de mensajes entre los usuarios de la red. Cada día son enviados cientos de miles de millones de mensajes de un lugar a otro del mundo a través de Internet. Estos mensajes contienen informaciones de textos a los que se les puede adjuntar todo tipo de archivos: fotografías, documentos, publicaciones o programas de ordenador.
El hecho de que los mensajes de correo electrónico sean tratados informáticamente permite una gran facilidad de gestión de los mismos. Esto significa que los mensajes pueden ser guardados y organizados fácilmente (por temas, por fechas, por remitente, etc.). También pueden ser copiados, reenviados, modificados o simplemente impresos en papel. Además de esto, enviar un correo electrónico es tan fácil como buscar una dirección en la agenda y teclear el texto a enviar.
Conceptos generales del correo electrónico
Antes de seguir hablando del correo electrónico y de sus características, vamos a pararnos un momento a definir algunos conceptos que son de uso común en este tipo de servicios.
Como hemos visto, el correo electrónico permite el intercambio de mensajes. Generalmente, los mensajes recibidos aparecen en la carpeta de Entrada (Inbox) y los mensajes enviados en la carpeta Enviados (sent). Para enviar un mensaje se le indica al programa que se desea escribir un Mensaje nuevo (new message). Aparecerá una ventana donde se podrán indicar las direcciones de los destinatarios, campo Destinatario o Para (To), y se podrá escribir el texto del mensaje. Las direcciones de correo electrónico tienen la forma usuario@dominio.com. Si nos fijamos, todas las direcciones de correo se escriben en minúsculas y contienen el carácter @ (arroba).
Existe un apartado que conviene prestarle atención. Se trata del Asunto (Subject). Aquí se indica muy resumidamente el motivo del mensaje. Idealmente, el asunto no debe tener más de diez palabras. Cuando el destinatario recibe el mensaje verá la dirección de quien se lo envía y el asunto del mensaje. El asunto suele ser utilizado por el destinatario para decidir lo urgente que puede ser el mensaje y cómo atenderlo.
Los mensajes se envían a una o más direcciones como destinatarios directos del mismo, pero también pueden enviarse Copias (CC, copy) de ese mensaje a tantas otras direcciones como se desee. Las personas que reciben un mensaje en copia saben que no son los destinatarios directos, pero se les envía una copia para que estén informados del contenido del mensaje. Cuando se hace esto, todos los destinatarios, tanto directos como en copia, son informados de todos los que están recibiendo ese mensaje. Si se desea enviar una copia del mensaje a una determinada dirección sin que los demás destinatarios lo sepan, debe introducirse esta dirección como Copia oculta (CCO, BCC, blind copy).
Si fuese necesario, a los mensajes de correo electrónico se le pueden adjuntar todo tipo de archivos. Para hacerlo, existe la opción Adjuntar (Attachments), pero también se pueden arrastrar los archivos al mensaje.
Si hemos recibido un mensaje y necesitamos enviarle una respuesta al remitente, existe la opción Responder (reply). De la misma forma, si se cree conveniente, un mensaje puede ser Reenviado (forward) a terceros destinatarios. En este caso, podremos añadir un texto explicando el motivo del envío y el mensaje reenviado aparecerá debajo de ese texto.
Si el mensaje es interesante se puede conservar en la misma carpeta de entrada o en cualquier otra carpeta que se cree al efecto. Por otro lado, el contenido del mensaje se puede Guardar (save) en un archivo independiente. A esto se le llama a veces Exportar el mensaje (export). Si, por el contrario, no interesa conservar el mensaje, éste se puede Borrar (delete).
Si frecuentemente se tienen que enviar mensajes a un grupo de personas, una forma de evitar tener que teclear cada vez todas las direcciones consiste en establecer lo que se llama una lista de distribución (personal distribution list) o grupo de distribución. Las listas de distribución las crea el usuario con su programa de correo. Para ello, simplemente se elige un nombre adecuado, un alias, y se seleccionan las direcciones que lo componen. Una lista de distribución representa a todo el grupo de destinatarios. Cada vez que se envía un correo a dicha lista, se está enviando a todo el grupo de direcciones que la forman.
Reglas para escribir un mensaje de correo electrónico
El correo electrónico tiene ciertas diferencias con respecto a otros medios de comunicación personales, como el teléfono o el chat. Si se va a hacer un uso extensivo de este servicio, conviene tener en cuenta ciertas normas generales de uso.
En primer lugar, los mensajes enviados por correo electrónico podrían llegar a ser permanentes. Quiere esto decir que bastantes años después de que un mensaje haya sido enviado, todavía puede haber una copia del mismo guardada en algún ordenador. Aunque puede ser muy poco probable, podría ocurrir que cuando menos nos lo esperamos aparezca de una forma totalmente indiscreta e inapropiada una copia de un antiguo mensaje. Por otro lado, dado que el correo electrónico permite reenviar mensajes fácilmente, un usuario nunca está seguro de quién puede tener una copia de los mensajes que se envían por la red. Quiere esto decir que el sistema de correo electrónico, como cualquier otro sistema de comunicación en Internet, no es completamente privado.
Otra de las cosas que hay que tener en cuenta cuando se usa el correo es que el o los usuarios que reciben los mensajes no nos están viendo la cara que tenemos cuando lo escribimos. Por tanto, los mensajes irónicos, sarcásticos o cínicos pueden no ser muy bien entendidos cuando son leídos, y mucho menos si tenemos en cuenta que un mensaje puede ser leído unos días después de ser enviado. Para evitar esto en lo posible, es común en el correo el uso de los emoticones. Un emoticón (smiley) es un pequeño dibujo de una cara realizado con los signos de puntuación. Por ejemplo:
¡Me gustó mucho lo que hiciste! ;-).
si observan los tres últimos caracteres de la línea, girando la cabeza hacia la izquierda podrá ver el dibujo de una cara guiñando un ojo. Algunos programas de correo convierten automáticamente estos emoticonos en iconos de caritas o, incluso, permiten insertar caritas con distintas expresiones.
Por último, cuando escribimos debemos tener en cuenta las siguientes reglas:
- No olvidar incluir un saludo al principio del texto (ya sea formal o informal) y una despedida al final junto con el nombre de quien escribe. Si es un mensaje profesional, se deben incluir el puesto en la empresa y los datos de la misma.
- Aunque un mensaje de correo electrónico sea informal, la redacción debe hacerse de la forma más cuidada posible, incluyendo los signos de puntuación necesarios.
- Entre párrafo y párrafo siempre debe dejarse una línea en blanco. Un mensaje con todos los párrafos juntos hace incómoda su lectura.
- No utilizar acrónimos u otras simplificaciones de palabras, a menos que estemos seguros que el destinatario los entiende. Por ejemplo, no todo el mundo sabe que pq se utiliza en vez de la palabra porque.
- Siempre se debe escribir usando letras minúsculas. Las mayúsculas sólo deben ser usadas en los casos marcados por las reglas gramaticales (al comienzo del escrito, después del punto, etc.). Un texto escrito enteramente con mayúscula resulta áspero y molesto de leer. Sólo se debe escribir una frase entera con mayúsculas si se pretende destacar del resto.
- Antes de utilizar características especiales, como textos en negrita o cursiva, hay que tener en cuenta que el software del destinatario podría no soportarlas. Aun en el caso de que nuestro software permita hacerlo, puede que el del destinatario no lo admita.
- Si no se puede utilizar esta serie de características especiales, una forma de subrayar un texto que se envía por correo es escribirlo en mayúsculas o escribiendo el carácter de subrayado entre cada una de sus letras. Por ejemplo: T_Í_T_U_L_O___D_E ___L_A___O_B_R_A.
- Antes de enviar un mensaje que acabamos de escribir, es conveniente releerlo entero. Una vez enviado no hay posibilidades de corregir nada.
Uso de las carpetas del correo electrónico
En el uso normal del correo electrónico se pueden enviar y recibir un número importante de mensajes. Para organizarlos, existe la posibilidad de crear carpetas (algunos programas las llaman bandejas). En un principio, los programas de correo suelen incluir ciertas carpetas básicas: Entrada (Inbox), Borrador (Drafts, mensajes creados que todavía no han sido enviados), Enviados (Sent items) y Eliminados (Trash). No obstante, el usuario puede crear nuevas carpetas y subcarpetas así como asignarle a cada una de ellas el nombre que crea más conveniente. Las carpetas se crean mediante la opción de crear carpeta.
Para evitar la confusión a la hora de crear nuevas carpetas, sólo hay que pensar en mantener una estructura única de carpetas. Por ejemplo, suele ser habitual crear carpetas dependiendo del origen de los mensajes (personal, proveedores, clientes, etc.) o dependiendo del tema (personal, finanzas, proyecto A, etc.). El problema puede venir cuando se mezclan estructuras. Si se creasen las carpetas proveedores y proyecto A, ¿dónde se guardaría un mensaje de un proveedor que tenga que ver con el proyecto A?.
Gestionar mensajes de forma automática
Algunos programas de correo electrónico, como outlook o gmail, permiten establecer acciones que se ejecutan de forma automática. Algunos de estos programas llaman a esto establecer reglas o filtros. Las reglas se suelen aplicar a los mensajes entrantes de acuerdo a la dirección del remitente o al texto del asunto. Se puede definir que, el mensaje que cumple una determinada condición, se guarde en una carpeta concreta, se le envíe automáticamente una respuesta predefinida, se reenvíe a otra dirección, se elimine el mensaje, se reproduzca un sonido o se muestre alerta. Por ejemplo, se puede definir que los mensajes de los proveedores habituales vayan a la carpeta Proveedores o que, si se incluye un número de proyecto en el asunto, vaya a la carpeta Proyectos.
Las reglas pueden personalizarse de una forma muy precisa, pero hay que tener paciencia a la hora de establecerlas y pensar bien las condiciones que se establecen. La gran ventaja es que, una vez establecidas correctamente, tendremos nuestro correo organizado de forma automática y, si esperamos recibir correos que requieren de nuestra atención urgente, el programa nos anunciará de su llegada. También son muy interesantes las reglas cuando determinados mensajes se pueden atender con respuestas automáticas. Por ejemplo, responder de forma distinta, dependiendo del remitente, cuando no estamos en la oficina. Las reglas suelen definirse en las opciones de configuración.
Adjuntar un archivo
Cuando se crea un mensaje de correo electrónico, además de escribir un texto también se pueden incluir (adjuntar) objetos en el mensaje, esto es, se pueden incluir archivos de texto, audios, vídeos, etc. Para hacerlo, se pueden seguir distintos procedimientos. Los más habituales son éstos:
- Se puede adjuntar un archivo mediante el icono u opción de menú correspondiente (Adjuntar). El icono suele ser el de un clip de los usados para agrupar papeles.
- Se puede utilizar el explorador de archivos para localizarlo y arrastrar su icono dentro del mensaje de correo.
- Se puede copiar y pegar el objeto en el mensaje.
Los archivos adjuntos pueden aparecer en el mensaje de distinta forma dependiendo del programa: pueden aparecer como iconos entre el texto del mensaje, como iconos en un área distinta del mensaje o como una lista aparte de archivos adjuntos. En cualquier caso, estos archivos pueden abrirse directamente haciendo clic o doble clic sobre ellos. Por otro lado, los programas de correo incluyen opciones para poder guardar el archivo adjunto en el ordenador.
Aparte de los archivos que se adjuntan al mensaje, algunos programas de correo electrónico permiten incluir imágenes (u otro tipo de archivos) en el propio texto del mensaje. Estas imágenes suelen ser utilizadas para proporcionarle al texto una estética original. Para hacer esto se debe utilizar la opción Insertar. Desgraciadamente, muchos servicios de correo web no disponen de esta opción. La inclusión de imágenes en el texto del mensaje es muy utilizada por los mensajes de correo publicitarios.
Firma del correo electrónico
Una vez escrito un mensaje, lo normal es poner al final del mismo los datos de la persona que lo ha escrito. Esto se conoce como firma. Una opción es escribir la firma manualmente con cada mensaje, pero, como la firma suele ser siempre la misma, los programas de correo permiten crear una firma que será añadida automáticamente al pie de cada mensaje en el momento de enviarlo.
La firma puede consistir exclusivamente en el nombre del remitente, o también se puede incluir alguna información adicional como teléfono, nombre de la empresa, dirección postal, dirección web, etc. Muchos usuarios también incluyen en la firma una imagen particular, incluso una firma manuscrita.
La mayoría de los programas de correo electrónico dispone de una opción llamada firma, autofirma, signature, sig blocks, sig o similar que permite crear y modificar la firma de los mensajes, incluyendo logos, imágenes, estilos de texto, etc.
La agenda de direcciones
Cuando se escribe un mensaje, se tiene que incluir la dirección de los destinatarios del mismo. Es posible que dicha dirección la tengamos apuntada en un papel, pero parece lógico que el propio ordenador disponga de una agenda donde guardar la dirección de todas las personas con las que nos solemos escribir.
Los programas de correo electrónico suelen incluir una agenda. En ella, no sólo se puede guardar nombres y direcciones electrónicas, sino que puede ser utilizada como una agenda normal donde conservar números de teléfono, direcciones postales o cualquier otro dato sobre las personas o empresas que se incluyan en ella.
Añadir nombres y direcciones a la agenda suele ser una operación fácil y evidente. Generalmente el programa dispone de un botón para este fin.
La ventaja que tiene la agenda es que cuando se va a incluir la dirección de una persona como destinatario de un mensaje, basta con empezar a escribir el nombre del destinatario y el programa de correo nos mostrará las coincidencias con el listado de la agenda. El hecho de buscar por el nombre es muy útil ya que, siempre es mucho más fácil recordar el nombre de la persona (por ejemplo, Rafael o Rafael García) que su dirección de correo electrónico, por muy fácil que sea ésta.
Si ya se dispone de una agenda en el ordenador, sepa que los programas de correo permiten importar datos de otras agendas, así como exportarlos.
Más información
Para conocer cómo se configura el correo electrónico o cómo funciona su protocolo, puede consultar el siguiente artículo: Cómo funciona el correo electrónico o email
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