Cómo funciona el correo electrónico o email

El correo electrónico es un servicio de Internet que permite el intercambio de mensajes de textos entre sus usuarios. Aunque los mensajes son textos, también pueden adjuntarse, añadirse, cualquier tipo de archivo (fotos, vídeos, documentos, etc.). Al correo electrónico también se le conoce como email o simplemente mail.

Ray Tomlinson. 1971

Aunque en las comunicaciones informales el servicio de correo electrónico está siendo sustituido por los servicios de mensajería, tipo Whatsapp, mucho más ágiles e inmediatos, en las comunicaciones formales o profesionales sigue siendo de gran utilidad. El hecho de que los mensajes de correo electrónico sean tratados informáticamente permite que se puedan gestionar con una gran facilidad y flexibilidad. Esto significa que los mensajes pueden ser guardados, copiados, reenviados, modificados o simplemente impresos en papel.

El servicio de correo electrónico lo desarrolló Ray Tomlinson en 1971, por lo que es uno de los servicios más antiguos de Internet. En aquel entonces, no era normal estar siempre conectado a internet por lo que se disponía de un programa de correo que se ejecutaba en un ordenador. Los mensajes se escribían en este programa y al conectar el ordenador a internet era cuando el programa de correo se conectaba con el servidor para enviar los mensajes escritos y recibir los nuevos que hubiesen llegado al buzón. Claro que, en aquella época, nadie esperaba recibir noticias nuevas más de una vez al día.

Uso del correo electrónico

Para hacer uso del servicio de correo electrónico es necesario disponer de una cuenta de correo. Estas cuentas suelen ser facilitadas por los propios proveedores de acceso a Internet, aunque es muy común que cualquier proveedor de servicios de Internet disponga también de un servicio de correo electrónico, incluso de forma gratuita. Los proveedores de cuentas de correo electrónico gratuitas más conocidos son Google (servicio Gmail) y Microsoft (servicio Outlook), aunque hay muchos más.

Uso del correo electrónico

Disponer de una cuenta de correo supone tener una dirección (del tipo usuario@dominio.com) y un espacio en un servidor de correo (un buzón) donde se guardan los mensajes que nos llegan y desde donde se envían los que escribimos. Para acceder al servidor de correo se necesita un nombre de usuario (generalmente suele ser la misma dirección de correo electrónico) y una clave. El espacio del buzón suele ser limitado, por lo que, si se llena el buzón, devolverá un error a los nuevos remitentes.

El servicio de correo electrónico se basa en la existencia de dos elementos:

  • Un servidor de correo en el que se aloja el buzón que recibe los mensajes entrantes y desde donde se envían los mensajes saliente.
  • Un programa cliente instalado en el terminal del usuario o en una página web al que accede el usuario para gestionar su correo.

El programa cliente se comunica con el servidor mediante protocolos específicos de correo electrónico. Igualmente, los servidores se comunican entre sí para intercambiarse los mensajes de sus usuarios. Los protocolos definen el formato de los mensajes y las normas que regulan la comunicación entre los programas clientes y los servidores.

Protocolo SMTP

Todos los mensajes de correo electrónico se mueven por la red Internet utilizando un formato especial llamado SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, Protocolo simple de transferencia de correo). Cuando se va a enviar un correo, lo primero que hace el programa cliente es convertir el mensajes de correo al formato SMTP antes de enviarlos al servidor.

Los protocolos definen el formato de los mensajes y las normas que regulan la comunicación entre el programa clientes y los servidores.

SMTP es un protocolo de principios de los años ochenta, por lo que está pensado para enviar mensajes cuyo contenido es exclusivamente texto ASCII (caracteres de 7 bits). El formato ASCII asigna una combinación de ceros y unos a cada letra del alfabeto. Eso quiere decir que, en un principio, SMTP no admitía el envío de archivos binarios (imágenes, sonidos, etc.). Para evitar esta limitación, en 1992 apareció un nuevo estándar conocido como MIME (Multipurpose Internet Mail Extension). MIME permite el envío de archivos binarios de forma cómoda, simple y eficaz.

Otra de las particularidades de MIME es que admite utilizar juegos de caracteres distintos del ASCII. Esto último es importante, sobre todo si se pretende enviar mensajes en idiomas distintos del inglés (español, japonés, etc.). Las letras ñ o las vocales acentuadas no estaban consideradas en el formato ASCII original.

Protocolos del correo electrónico

En definitiva, el protocolo SMTP es el que define la comunicación entre el programa cliente y el servidor cuando se envían nuevos mensajes a la red. Hay que señalar que el correo que un usuario envía a Internet no necesariamente es guardado por el servidor en su buzón, sino que es enviado directamente al destinatario.

Protocolo POP

Los mensajes de correo que va recibiendo un usuario son guardados en su buzón de correo del servidor a la espera de que abra su programa cliente de correo (sea tipo web o local) y descargue los mensajes. En ese momento, los mensajes se copian en el programa cliente y se borran del buzón. Pues bien, la comunicación entre el programa cliente y el servidor de correo para leer los nuevos mensajes no se lleva a cabo con el protocolo SMTP, sino con otro protocolo distinto conocido como POP (Post Office Protocol, Protocolo de la oficina de correos). Por esta razón, al servidor de correo también se le conoce como servidor POP. Hoy en día suele utilizarse la versión 3 de este protocolo, conocida como POP3.

El protocolo POP se pensó para que un usuario accediera a su servidor de vez en cuando y desde un único lugar para bajarse los nuevos correos llegados al buzón. Si, por el contrario, se está siempre conectado, el programa cliente accede al buzón cada cierto tiempo (por ejemplo, cada 10 minutos) y elimina los mensajes una vez bajados. La estructura de carpetas en las que se guardan los mensajes (carpeta recibidos, enviados, borrados, etc.) está en el programa cliente y toda la gestión de mensajes se realiza desde el programa cliente.

Posteriormente se vio que a un usuario le puede interesar acceder a su buzón desde distintos programas clientes, por ejemplo, desde el ordenador del trabajo y desde casa o desde un ordenador y desde su smatphone. Para que esto sea posible, se incorporó la opción de que se pudiera configurar no eliminar los mensajes del servidor después de la descarga, esto es, dejar una copia en el buzón o, incluso, que automáticamente se borre la copia del buzón pasado un tiempo. Mediante esta solución es posible utilizar más de un programa cliente para leer el correo, aunque cada programa cliente es independiente y puede tener, por ejemplo, una estructura de carpetas diferente.

Protocolo IMAP

En 1986, Mark Crispin diseñó un nuevo protocolo de correo electrónico que permitiese leer un mismo buzón desde varios sitios distintos de una forma más ordenada. Este nuevo protocolo es IMAP (Internet Message Access Protocol o Protocolo de acceso a mensajes de Internet). A diferencia del protocolo POP, que supone que el buzón es un simple almacén temporal de mensajes, el protocolo IMAP supone que la estructura de carpetas (carpeta recibidos, enviados, borrados, etc.) está en el servidor y los programas clientes solo tienen que mantenerse sincronizados con el servidor. Esto es, hace que lo que muestra el programa cliente coincida con lo que hay en el servidor en tiempo real. El diseño de IMAP está pensado para realizar una administración completa del buzón de correos desde múltiples programas clientes (distintos ordenadores, smartphone, etc.). En este caso, los mensajes están siempre en el servidor hasta que el usuario elimina explícitamente el que no le interese conservar. Si se va a acceder a un buzón desde varios terminales distintos, IMAP es un protocolo más adecuado que POP.

A diferencia del protocolo POP, que supone que el buzón es un simple almacén temporal de mensajes, el protocolo IMAP supone que la estructura de carpetas está en el servidor y los programas clientes solo tienen que mantenerse sincronizados con el servidor

La versión actual del protocolo IMAP es la 4. El protocolo IMAP es más moderno que POP y tiene la ventaja de que los mensajes no se guardan en el terminal del usuario, sino en el servidor. Por tanto, si el terminal se rompe o se pierde, no se pierden los correos electrónicos. Por el contrario, el mayor inconveniente de IMAP es que los servidores necesitan mucho más espacio para alojar todos los mensajes de correo electrónico. Si no se tiene cuidado, con el tiempo se acaba llenando todo el espacio del buzón.

En resumidas cuentas, los programas de correo electrónico utilizan directamente el protocolo SMTP para enviar los mensajes y el protocolo POP o IMAP para recibirlos de su buzón.

Número de puerto

Un servidor no es más que un ordenador en el que hay instalado un software particular de servidor más los programas de cada uno de los servicios que se ejecutan en el servidor. Quiere esto decir que un mismo ordenador puede contener distintos servicios de red: servidor web, servidor de email, de FTP, etc.. Para indicar correctamente la dirección de un servidor o servicio concreto, además de la dirección de equipo, es necesario indicar un número de puerto. El número de puerto es lo que identifica cada uno de los servicios que se ejecutan desde un mismo equipo servidor.

Los números de puertos que utiliza un servidor para las comunicaciones de cada una de los servicios que incluye (web, servidor de email, de FTP, etc.) están regulados por un organismo internacional. Como Internet es una red abierta, se trata de recomendaciones de uso, pero, en general, los administradores o responsables de los servidores configuran sus servicios siguiendo estas recomendaciones.

Cabe añadir que, en un principio, las comunicaciones entre cliente y servidor no estaban protegidas, lo que permitía que, si un pirata se hacía con estas comunicaciones, podía acceder al contenido de los mensajes. Para evitar esto, desde hace unos años, es muy común que estas comunicaciones estén cifradas (cifrado TLS o SSL). En cualquier caso, los servidores siguen admitiendo las comunicaciones abiertas por un puerto y las cifradas por otro.

En el caso del correo electrónico, los números de puerto recomendados son los siguientes:

  • Para el servicio SMTP. Los números de puerto son: 25, 465, 587 y 2525. El puerto 25 es el que primero se utilizó para este servicio y hoy en día es muy utilizado para el spam. Por este motivo, los proveedores de correo han dejado de utilizarlo y lo tienen cerrado, inhabilitado. El puerto 465 es el que se usa cuando se utiliza el cifrado SSL y el 587 se utiliza con cifrado TLS. Aunque no es un número oficial, muchos servidores de correo utilizan el puerto 2525 como alternativa a cualquiera de los anteriores.
  • Para el servicio POP. Para este servicio se utiliza el puerto 110 cuando la conexión no está cifrada o en el puerto 995 cuando se utiliza una conexión segura (cifrada).
  • Para el servicio IMAP. Este servicio utiliza el puerto 143 cuando no está cifrado o en el número 993 cuando se utiliza una conexión segura (cifrada).
Puertos del servidor de correo electrónico

Aunque esto pueda parecer un lío, no hay que preocuparse, los proveedores del servicio de correo electrónico suele facilitar los números de puerto utilizados en sus servidores.

Configurar el programa de correo

Para poder leer los mensajes del buzón es necesario disponer de una aplicación especial llamada de forma genérica programa cliente de correo electrónico. La mayoría de los proveedores de servicio de correo electrónico disponen de un programa cliente de correo integrado en su página web. Es lo que se conoce como correo web o webmail. En este caso, solo es necesario acceder a la página de correo web e identificarse para ver el contenido del buzón. No obstante, disponiendo de las claves adecuadas (nombre de usuario y clave), se puede acceder a cualquier buzón de correo electrónico desde cualquier programa clientes. Esto quiere decir que no estamos obligados a utilizar el interfaz web que nos facilita nuestro proveedor.

Los programas de correo electrónico utilizan el protocolo SMTP para enviar los mensajes y el protocolo POP o IMAP para recibirlos de su buzón

Aunque los servicios de webmail son muy fáciles de usar, no suelen ser muy prácticos ni cómodos para quien hace un uso habitual del correo electrónico. En estos casos, en el mercado existe una gran variedad de programas específicos de correo electrónico para todo tipo de plataformas (ordenador PC, Mac, smartphone, tablet, etc.). Estos programas, no solo suelen ser muchos más cómodos de utilizar, sino que, además, suelen disponer de herramientas adicionales que facilitan mucho el trabajo de lectura, redacción y envío de mensajes.

Sea como sea, el servicio de correo electrónico está compuesto por el servidor donde se guardan los buzones de los usuarios y por el programa cliente que le permite al usuario leer, escribir y gestionar sus mensajes. Para que el programa cliente pueda acceder al servidor es necesario indicarle la dirección del servidor de salida (SMTP), la del servidor de entrada (POP o IMAP) y el nombre y clave del usuario.

Si se accede al correo electrónico mediante un servicio de correo web o webmail, tipo Gmail u Outlook, no suele ser necesario realizar ninguna configuración adicional. Por el contrario, si se utiliza un programa cliente externo, de los mucho que podemos encontrar para cualquier tipo de dispositivo, será necesario indicarle al programa cómo acceder al buzón de correo. Hay que tener en cuenta que el propio servicio de correo web es un programa cliente desde donde se puede acceder a cualquier buzón de correo, no solo al buzón que tiene asociado. Por ejemplo, desde la web de Gmail se pueden leer los correos del trabajo o de la cuenta de Outlook.

Configuración del correo electrónico

Por tanto, la configuración del correo electrónico consiste en indicar dos parámetros:

  • Dirección del servidor por el que se enviarán los mensajes que escribamos (servidor SMTP). Las direcciones de estos servidores suelen ser del tipo smtp.dominio.com. En la actualidad, los puertos SMTP más habituales son: 25 (sin cifrar), 465 (SSL), 587 (TLS) y 2525 (no oficial).
  • Dirección del servidor del que recuperaremos los mensajes que recibamos (servidor POP o servidor IMAP). Las direcciones de estos servidores suelen ser del tipo mail.dominio.com e imap.dominio.com. Por efecto, el servidor POP se suele colocar en el puerto 110 (sin cifrar) o 995 (cifrado). Por su parte, el servidor IMAP se suele colocar en el puerto 143 (sin cifrar) o 993 (cifrado).

Generalmente, los servicios de correo electrónico disponen tanto de un servidor POP como IMAP, por lo que depende del usuario elegir una u otra forma de conectarse al servidor. Por defecto, suele ser mejor hacerlo por IMAP.

Las opciones de configuración suelen estar disponibles en el propio programa cliente, en el menú Herramientas o Preferencias, dentro de una opción denominada Cuentas de correo, Preferencias, Configuración o similar.

REF: INET-PG179

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